Bab 7 KOMUNIKASI DALAM BISNIS

TUGAS KOMUNIKASI BISNIS

BAB VII

Komunikasi dalam Bisnis

DISUSUN OLEH :

PERAWATI

30208952

2 DD 04

UNIVERSITAS GUNADARMA

2010

BAB 7

KOMUNIKASI DALAM BISNIS

1. Pentingnya Komunikasi

Komunikasi sangat penting terhadap kebutuhan manusia. Tidak mungkin seseorang hidup sempurna tanpa brkomunikasi dengan orang lain. Demikian pula dengan sebuah organisasi bisnis, komunikasi merupakan sumber kehidupannya. Komunikasi sangat penting sehingga bila tidak ada komunikasi maka organisasi tidak akan berfungsi. Adapun bentuk organisasi itu, sosial, bisnis, profit atau non profit selalu ada komunikasi antara individu didalamnya dan antar organisasi saling menukar informasi , ide, rencana, usul, kordinasi untuk membuat keputusan. Organisasi merupakan kumpulan orang yang mempunyai tujuan tertentu yang harus mereka capai, melalui kegiatan yang tertera dalam fungsi-fungsi manajemen. Semakin komplek organisasi semakin maka semakin komplek pula jalur-jalur komunikasi yang terdapat didalamnya. Jalur komunikasi internal adalah komunikasi didalam organisasi, sangat penting untuk kelancaran roda organisasi. Komunikasi internal dapat memotivasi para pegawai di dalam kantor agar bekerja lebih efisien. Mereka memerlukan informasi yang tepat, menerima kejelasan tugas dan pengarahan dan mereka juga memerlukan kejelasan tujuan organisasi, prosedur, dan penyelesaian hal-hal yang bersifat kabur dan kontradiksi. Sedangkan komunikasi eksternal diperlukan untuk berkomunikasi dengan orang-orang lain diluar organisasi seperti relasi, langganan, konsumen, atau masyarakat pada umumnya. Komunikasi eksternal ini mempunyai daya jangkau yang jauh, yang akan membentuk goodwill (nama baik) dan membentuk imajinasi reputasi baik dihati masyarakat.

Reputasi bagi sebuah organisasi dapat berbentuk dengan mengadakan komunikasi secara terus-menerus dengan masyarakat, melalui berbagai cara dan kegiatan, seperti promosi diberbagai media, menyebarkan pamflet dsb.

Semua komunikasi ini ditransmisikan oleh para penerima komunikasi dan akhirnya akan terbentuk suatu sikap positif atau negatif terhadap organisasi.

Kemampuan berkomunikasi sangat penting sehingga sangat berperan dalam karir seseorang atau terhadap organisasi. Tanpa komunikasi sukar untuk dibayangkan bagaimana kehidupan ini berjalan, tanpa motivasi sukar pula dilaksanakan kehidupan kita ini dan tanpa kepemimpinan arah hidup ini tak menentu.

Chester Barnard menyatakan bahwa” setiap teori organisasi yang tuntas, komunikasi akan menduduki suatu tempat yang utama karena suasana keluasan dan cakupan organisasi secara keseluruhannya ditentukan oleh teknik komunikasi ”. Dari hal tersebut diatas sangat jelas bahwa komunikasi penting peranannya dalam suatu organisasi.

2. Pengertian Komunikasi

Komunikasi adalah suatu proses penyampaian dan penerimaan berita dari seseorang ke orang lain. Suatu komunikasi yang tepat tidak bakal terjadi kalau tidak penyampaian berita tadi menyampaikan secara patut dan penerima berita menerimanya tidak dalam bentuk distorsi. Distorsi ini dapat terjadi karena seseorang mempersepsi lain dari yang dimaksudkan oleh pengirim informasi. Oleh karena itu komunikasi sangat erat dengan persepsi. Seseorang tidak akan menangkap makna atau pengetahuan jika tidak dapat mempersepsi dengan baik makna atau pengetahuan yang dikomunikasikan. Persepsi pada hakikatnya proses pengalaman dan pengetahuan yang dialami oleh setiap orang didalam memahami tentang lingkungannya baik melalui pendengaran, penglihatan, penghayatan, perasaan dsb.

Herbert T. Mengemukakan bahwa ”Communication is the process by which meaning or knpwledge is transferred from one person to another, usually for all the perpose of obtaining some special goal”. Komunikasi adalah proses menstransfer pengetahuan atau makna untuk mencapai tujuan tertentu.

3. Penerapan Komunikasi Dalam Dunia Bisnis

Suatu perusahaan hanya akan merealisasi tujuannya jika setiap petugas bekerja secara efisien dan ada kerjasama antara petugas yang satu dengan yang lain. Faktor yang memungkinkan terjadinya disebutkan terakhir ini ialah adanya hubungan yang baik antara pimpinan dengan bawahan.

Bermacam cara untuk mengadakan hubungan komunikasi antara seseorang dengan lainnya. Demikian juga dalam badan usaha untuk mengadakan hubungan antara seseorang dengan lain. Cara itu dalam badan usaha adalah dengan pertemuan-pertemuan, berbicara melalui telepon, mengirim surat, berbicara langsung, pemberian laporan, pemberian petunjuk dan pemberian perintah. Kedua cara terakhir adalah cara pimpinan untuk mengadakan hubungan dengan bawahan dalam rangka melaksanakan tugas-tugasnya dalam merealisasi tujuan perusahaan.

Agar terjadi hubungan komunikasi yang baik dengan bawahan maka pimpinan harus memelihara sikap baik antara pemberi warta dengan penerima warta. Komunikasi secara garis besarnya ada 2 yaitu komunikasi keluar dan komunikasi kedalam.

Komunikasi kedalam itu sesuai dengan tujuan kepada siapa warta tersebut disampaikan, dibedakan menjadi komunikasi vertikal dan komunikasi horizontal. Komunikasi vertikal itu merupakan komunikasi dari pimpinan kepada pihak pegawai atau sebaliknya. Komunikasi vertikal dibedakan menjadi 2 yaitu komunikasi ke atas dan komunikasi kebawah. Komunikasi ke bawah itu diwujudkan dengan pemberian perintah pimpinan kepada bawahan.

Masing-masing komunikasi bertujuan untuk :

1. Untuk menjaga hubungan baik antara atasan dengan bawahan.

2. untuk mengkoordinasi kegiatan-kegiatan bawahan itu agar tertuju kepada realisasi tujuan perusahaan.

Komunikasi keatas diwujudkan dengan pemberian laporan-laporan oleh bawahan kepada atasan. Komunikasi horizontal bermaksud menjamin hubungan baik antara pimpinan yang setingkat dan diwujudkan dengan mengadakan pertemuan-pertemuan secara berkala.

Komunikasi keluar juga bertujuan menjamin hubungan yang baik antara pihak atasan dari perusahaan itu dengan pihak luar yang diwujudkan dengan telpon, berbicara langsung ataupun dengan pengiriman surat.

Proses dalam komunikasi meliputi unsur sebagai berikut yaitu :

1. Komunikator, yaitu orang yang menyampaikan pesan

2. Pesan yaitu isi perintah, instruksi atau pemberitahuan lain artinya perihal, ide, pikiran dsb

3. Saluran atau channel/media yaitu alat yag dipergunakan untuk menyampaikan pesan

4. Komunikan, yaitu orang yang menyampaikan pesan

5. Efek, yaitu pengaruh atas hasil komunikasi

Bagi seorang pimpinan faktor yang terpenting yaitu efek. Pimpinan harus senantiasa bertanya apakah komunikasi yang ia lakukan ada efeknya atau tidak. Sukses tidaknya komunikasi dalam garis besarnya juga kepemimpinan tergantung dari efek kegiatan komunikasi yang dilakukan. Ini tergantung dari apa dan bagaimana yang ia komunikasikan. Semuanya ini harus ada pengecekan-pengecekan.

Adapun komunikasi yang cocok tergantung dari :

1. Keadaan komunikasi atau orang yang menerima pesan.

a. Bila dilihat dari sudut bahasa yang menimbulkan masalah rintangan pemahaman.

b. dari sudut pandang pendidikan yang menimbulkan rintangan tingkat kecerdasan.

c. Dari jarak yang memisahkan komunikator dan komunikan yang menimbulkan rintangan jarak, dsb.

2.Adanya saluran atau alat-alat komunikasi yang cukup.

Dalam kondisi seperti sekarang ini saluran komunikasi yang dipergunakan sudah sangat maju misalnya :

a. Manusia : sebagai kurir, utusan, pengantar pos, konsul, duta perwakilan luar negeri dsb.

b. Alat-alat : alat-alat visual seperti surat kabar, majalah, film dan lain-lain alat- alat audio seperti telpon, radio dll.

4. Komunikasi Dalam Organisasi

Ada tiga arah umum komunikasi dalam organisasi yaitu :

1. Komunikasi vertikal dari atas ke bawah
2. Komunikasi vertikal dari bawah ke atas
3. Komunikasi horisontal

Komunikasi dari atas ke bawah terjadi misalnya dalam menetapkan jobs intruction yaitu pelaksanaan perintah-perintah pekerjaan, memberikan penjelasan tentang kebiasaan dan aturan yang berlaku dalam perusahaan.

Sedangkan komunikasi dari bawah ke atas dapat berupa usulan dari bawahan, kritik.Komunikasi horizontal dapat terjadi antara karyawan atau pejabat setingkat yang dapat terjadi seperti konferensi, ceramah atau pertemuan ]informal.

Fungsi komunikasi dalam organisasi adalah :

a. Fungsi integratif yaitu bertujuan untuk menjaga kesatuan individu serta bagian-bagian dalam organisasi.

b. Fungsi interaktif yaitu menjaga pertukaran informasi pendapat dan sikap individu atau bagian organisasi dapat mengadakan penyesuaian baik antar sub sistem dalam organisasi ataupun dengan dunia lingkungannya.

5. Komunikasi dalam Bisnis

Komunikasi sangatlah penting dalam dunia bisnis dan rasanya kegiatan bisnis tidak akan berhasil jika tidak ada komunikasi. Komunikasi bisnis dapat dilakukan didalam dan diluar perusahaan. Dadalam perusahaan komunikasi perlu dibina secara baik dengan para karyawan agar mereka lebih yakin dengan produk yang dihasilkan oleh perusahaan. Jika karyawan tidak yakin, tidak mengenal secara lengkap akan produk yang dihasilkan maka mereka sulit mengkomunikasikan produk tersebut kepada orang lain diluar perusahaan. Komunikasi intern sangat penting untuk menjaga kelancaran jalannya organisasi perusahaan sehingga tidak akan timbul miskomunikasi antar bagian-bagian, seksi-seksi dalam perusahaan.

Komunikasi eksternal dilakukan perusahaan dalam hubungan dengan masyarakat, pemerintah pada umumnya dan khususnya terhadap para konsumen atau langganan.

1. Komunikasi dengan langganan

Komunikasi dengan langganan harus selalu dibina agar pelanggan tidak lupa dengan perusahaan. Bila konsumen sudah tertarik membeli suatu produk tertentu ini belum dapat dikatakan berhasil. Dikatakan sukses bila konsumen tersebut tetap menjadi langganan dan selalu ingin berbelanja ke toko tertentu dan membeli produk tersebut, tidak mau diganti dengan barang lain.

2. Komunikasi dengan lembaga Pemerintah

Orang yang bergerak didunia bisnis harus mematuhi aturan yang dibuat oleh pemerintah baik pemerintah pusat maupun pemerintah propinsi, kabupaten, kecamatan, RT, RW, dsb. Kemudian perusahaan selalu berkomunikasi dengan cara mengisi formulir-formulir yang harus diisi, mematuhi segala kewajiban, memperpanjang surat-surat ijin bila telah habis masa berlakunya seperti SIUP.

3. Komunikasi dengan masyarakat

Perusahaan ada dan hidup di tengah masyarakat, perusahaan tidak berdiri sendiri antara keduanya harus ada kerjasama dan saling berkomunikasi.

Misalnya dalam hari-hari tertentu perusahaan harus mengikuti apa yang berkembang di masyarakat. Menghadapi idul fitri toko perlu ditata sedemikian rupa begitu pula dengan tahun baru dan hari besar lainnya.

6. Komunikasi dalam Administrasi
   Komunikasi Administrasi adalah bentuk komunikasi yang disampaikan dengan mempergunakan bahasa administrasi. Komunikasi hendaknya memiliki empat persyaratan yaitu :
   1. Singkat

2. Jelas

3. Lengkap

4. Tepat

Komunikasi administrasi pada dasarnya adalah komunikasi tertulis dan banyak dilaksanakan dalam organisasi mengingat bahwa waktu besar artinya baginya tercapai tujuan dan produktivitas usaha.

Disamping itu juga ada pertimbangan-pertimbangan :

· Dengan komunikasi administrasi maka dapat terbukti hitam diatas putih yang bermanfaat sebagai bahan dokumentasi.

· Merupakan pegangan yang pasti bagi mereka yang menerima pesan

· Jika diperlukan komunikasi administrasi materinya dapat digandakan secara singkat.
Namun komunikasi administrasi juga mempunyai beberapa keburukan antara lain :

· Mudah menimbulkan banyak interprestasi bila materi tidak jelas.

· Tidak selamanya komunikasi administrasi efektif.

Didalam komunikasi administrasi, kita menggunakan surat, barang cetakan dsb. Yang dimaksud dengan surat adalah sehelai kertas atau lebih yang memuat suatu bahan komunikasi yang disampaikan seseorang kepada orang lain, baik atas nama pribadi maupun kedudukannya dalam organisasi atau kantor suatu perusahaan.

Bahan-bahan komunikasi dapat berupa :

· Pemberitahuan

· Pernyataan

· Permintaan

· Permohonan

· Laporan dll

Yang merupakan buah atau isi hati yang hendak disampaikan kepada orang lain.
Surat-surat yang dibuat oleh suatu kantor selain berfungsi sebagai alat komunikasi juga berfungsi sebagai :

· Alat bukti tertulis

· Alat pengingat

· Bukti historis

· Duta organisasi

· Pedoman

Kemampuan menulis surat

Menulis surat bukanlah suatu pekerjaan yang mudah apalagi bila surat tersebut merupakan surat bisnis atau ditujukan kepada badan pemerintah doperlukan kemampuan untuk merumuskannya secara tepat dan mudah dimengerti oleh orang yang dituju, sehingga mendapat reaksi yang menguntungkan.
Agar memiliki kemampuan yang baik untuk menulis surat maka seorang komunikator harus menguasai hal-hal sebagai berikut :

· Pemakaian bahasa harus baik dan benar

· Kedudukan masalah yang diperbincangkan dan latar belakangnya

· Memahami bidang pekerjaannya serta peraturan-peraturan yang berhubungan dengan hal itu.

· Kedudukan pembuat surat artinya kepada siapa ia menulis surat.

· Teknik-teknik menulis surat yang baik.

7. Teknik Komunikasi Bisnis

Banyak cara yang dapat dilakukan dalam komunikasi bisnis antara lain :

· Mencetak bulletin

· Membuat film documenter

· Publicity

· Promosi

Komunikasi persuasif menimbulkan dampak yang lebih tinggi kadarnya dibandingkan dengan komunikasi informatif, yaitu dampak kognitif, dampak afektif, dan dampak behavioral. Sehubungan dengan proses komunikasi persuasif itu berikut ini adalah teknik-teknik yang dapat dipilih antara lain :

ü Teknik Asosiasi

Adalah peyajian pesan komunikasi dengan cara menumpangkannya pada suatu objek atau peristiwa yang sedang menarik perhatian khalayak.

ü Teknik Integrasi

Adalah kemampuan komunikator untuk menyatukan diri secara komunikatif dengan komunikan.

ü Teknik Ganjaran

Adalah kegiatan untuk mempengaruhi orang lain dengan cara mengiming-iming hal yang menuntungkan atau yang menjadikan harapan.

ü Teknik Tataan

Adalah upaya menyusun pesan komunikasi sedemikian rupa sehingga enak didengar atau dibaca secara termotivasikan untuk melakukan sebagaimana disarankan oleh pesan tersebut.

ü Teknik Red-herring

Adalah seni seorang komunikator untuk meraih kemenangan dalam perdebatan dengan mengelakkan argumentasi yang lemah untuk kemudian mengalihkannya sedikit demi sedikit ke aspek yang dikuasainya guna dijadikan senjata ampuh dalam menyerang lawan.

2. Iklan sebagai Media Komunikasi Bisnis

Untuk dapat menjual hasil produksinya secara luas kepada masyarakat konsumen yang tidak terbatas setiap pengusaha tentu berusaha mempengaruhi jumlah permintaan akan barang-barang hasil produksi perusahaannya dengan memanfaatkan faktor-faktor marketing mix yang harus dikuasai setiap pengusaha meliputi unsur-unsur :

a. Perencanaan produksi

b. Penetuan merk dagang

c. Penentuan bentuk kemasan

d. Kebijaksanaan harga

e. Penyusunan saluran penjualan

f. Penjualan secara pribadi

g. Periklanan dan promosi

Unsur-unsur dari iklan :

· Informasi dan persuasi

· Informasi dikontrol

· Teridentifikasinya informasi

· Media komunikasi massa

Unsur komunikasi sebagai alat salah satu unsur penting dalam pemasaran mempunyai beberapa bentuk kegiatan, misalnya :

a. Personal selling

b. Sales Promotion

c. Publisitas dan kehumasan

d. Iklan

Setiap iklan yang kita lihat tercetak disurat kabar melibatkan minimal empat pihak yang saling menguntungkan. Pertama adalah unsur si pengusaha dan produsen yang mempunyai kepentingan langsung dengan barang atau jasa yang hendak dipasarkan. Kedua adalah unsur perusahaan periklanan yang berhasil memperoleh penunjukan atau pengangkatan dari klien untuk mewakili kepentingannya dalam mengiklankan produk atau jasa klien. Ketiga adalah unsure kemlompok konsumen yang menjadi sasaran kegiatan pemasaran klien. Keempat adalah unsure media yaitu sarana yang dianggap paling cepat, tepat dan murah untuk dapat menyampaikan pesan iklan klien yang diciptakan oleh agency untuk target audience yang dituju. Kelima adalah unsur pemerintah (Departemen Penerangan dan Deprtemen Perdagangan).

Jadi unsur-unsur periklanan keterlibatannya saling berkaitan adalah klien, agency, media dan pemerintah. Sedangkan unsur-unsur iklan menurut Bovee yang dirincinya sebagai berikut :

1. To Inform
2. Nonpersonal
3. Media massa
4. Persuatif
5. Sponsor
6. Tujuan

Periklanan bisnis selain memberikan informasi melalui media secara tertulis maupun lisan tetapi juga menempuh cara-cara yang bersifat demostrasi seperti memperagakan produk secara langsung pada suatu kesempatan. Ikln bisnis dapat terbagi atas :

· Iklan bisnis untuk industri

· Iklan bisnis dagang

· Iklan bisnis professional

Beberapa alasan mengapa pengusaha menggunakan iklan untuk berkomunikasi dalam dunia usaha/bisnis.

Disamping untuk menjual barang atau jasa periklanan juga membantu :

1. Mendorong para pengusaha berproduksi massa dan membuat barang yang lebih baik karena timbulnya permintaan yang lebih banyak terhadap barang yag dibuatnya.
2. Mendorong penyalur dan penyebaran yang lebih cepat karena masyarakat konsumen dan para pengencer merasakan kebutuhan akan barang tersebut.
3. Meningkatkan penggunaan suatu barang atau jasa.
4. Mengumumkan adanya penawaran istimewa.
5. Memberitahukan perusahaan yang medukung pembuatan barang tersebut.
6. Mempengaruhi orang-orang yang dapat mempengaruhi calon-calon pembeli.
7. Untuk menghadapi persaingan.
8. Untuk bersaing mendapatkan tenaga kerja dan bahan baku.
9. Untuk menjual goodwill dan image
10. Untuk membuat suatu kelompok barang-barang sekeluarga mempunyai image yang sama.

Daftar Pustaka :

elearning.gunadarma.ac.id