BAB 6 KOMUNIKASI DALAM PERTEMUAN DAN RAPAT

BAB 6

KOMUNIKASI DALAM PERTEMUAN DAN RAPAT

1. Pertemuan

Didalam bisnis diperlukan langkah-langkah untuk melakukan penyusunan perencanaan, pengorganisasian, kegiatan, pelaksanaan kegiatan dan pengawasan.

Agar dapat tersusun dengan baik diperlukan forum-forum yang dapat mempertemukan ide, pendapat, gagasan yang dapat menjadi dasar untuk menyusun perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan sampai dengan pengawasan. Pertemuan merupakan forum yang sangat penting untuk menghimpun bahan-bahan. Pertemuan dalam dunia usaha dapat dilakukan oleh pimpinan dengan stafnya, tetapi dapat dilakukan diantara staf sendiri untuk menyusun usulan atau bahkan perteuan pleno yang dapat mempertemukan semua unsur yang ada.Namun pertemuan tidak hanya dimaksudkan untuk mengambil keputusan tetapi juga untuk mendapatkan kesamaan pendapat. Maka komunikasi yang dilakukan dalam pertemuan harus dalam keadaan yang bebas yang terpimpin.Untuk itu diperlukan kesimpulan bukan membuat keputusan.

2. Rapat

Rapat juga merupakan pertemuan yang memiliki kewenangan untuk membuat keputusan. Pada rapat perlu dibutuhkan bahan-bahan yang diperlukan untuk rapat, siapa yang memimpin rapat, notulis, peserta rapat. Mekanisme pelaksanaan rapat biasanya sudah lazim diawali dengan pembukaan yang memberi gambaran tentang tujuan rapat, kemudian pengarahan, pandangan dan pendapat yang diteruskan dengan tanggapan. Pada bagian terpenting bahwa pengambilan keputusan dalam rapat harus mencapai kata mufakat. Bila cara ini tidak tercapai maka dengan pengambilan suara terbanyak dan peserta rapat hrus dapat menerima dan melaksanakannya dengan baik dan ikhlas.

3. Komunikasi dalam Pertemuan dan Rapat

Dalam pertemuan dan rapat seluruh peserta harus menyadari posisinya dalam forum itu. Tiap peserta hendaknya :

· Mampu berkomunikasi dengan jujur, terbuka dan bertanggung jawab

· Mampu berperan sebagai komunikator yang baik tapi tidak memonopoli pembicaraan

· Mampu berperan sebagai komunikan yang sangat responsif namun tidak emosional

· Mampu mengendalikan diri

Setelah rapat berhasil membuat keputusan dan menyusun kesimpulan maka hasil tersebut harus di komunikasikan kepada peserta dan hasil dari rapat tersebut dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.

4. Teknik berbicara, membaca dan mendengarkan

Berbicara merupakan bagian dari komunikasi yang paling efektif. Untuk itu perlu diperhatikan karena kemampuan berbicara bagi seseorang ditandai dengan seberapa jauh mempengaruhi pikiran, perasaan dan perilaku orang yang diajak bicara. Keberhasilan orang berbicara sangat dipengaruhi oleh luasnya pengetahuan yang dimiliki, banyaknya pengalaman dan intelegensinya. Karenanya berbicara sebagai alat untuk mengungkapkan pikiran dan perasaannya

Akan lancar bila tidak ada gangguan teknis seperti grogi atau gagap.

Selain teknik berbicara perlu diperhatikan juga teknik membaca. Membaca pada dasarnya menyampaikan pikiran dan perasaan orang yang tulisannya sedang dibaca. Untuk itu diperlukan kemampuan lebih baik lagi dari kemampuan berbicara, karena dibutuhkan kemampuan menangkap dan memahami maksud si penulis dan sekaligus memahami kemampuan yang mendengarkannya. Begitu juga dengan mendengarkan, nampaknya lebih mudah tapi sesungguhnya mendengarkan harus didukung dengan sikap ingin tahu, sabar dan mampu mencernakan isi suara yang didengar. Mendengarkan sangat memerlukan konsentrasi dan kepekaan indera pendengaran kita. Sehingga hasil dari mendengarkan tersebut adalah bertambahnya pengetahuan.

Kemampuan berkomunikasi yang paling rendah adalah mendengarkan. Ketika seseorang berinteraksi secara tatap muka mendengarkan kata-kata si pembicara, tapi memerlukan pemahaman per kata ke dalam wawasan.

5. Menyusun Pesan

Komunikasi sangat penting dalam berprilaku berorganisasi. Komunikasi yang sangat penting ini terkadang jarang dimengerti secara jelas sehingga menimbulkan beberapa hambatan. Dalam praktek berorganisasi komunikasi yang efektif merupakan prasyarat bagi terbinanya kerja sama yang baik untuk mencapai tujuan organisasi.

Ada tiga unsur pokok organisasi salah satunya adalah komunikasi, yang lain adalah tujuan organisasi serta kemauan. Peranan komunikasi dalam menciptakan dan memelihara otoritas yang objektif didalam organisasi adalah :

· Saluran komunikasi harus diketahui secara pasti

· Seharusnya ada saluran komunikasi formal pada setiap anggota organisasi

· Jalur komunikasi seharusnya langsung dan sependek mungkin

· Garis komunikasi formal secara keseluruhan hendaknya dipergunakan secara normal

· Orang-orang yang bekerja sebagai pusat pengatur komunikasi haruslah orang-orang yang cakap

· Garis komunikasi seharusnya tidak mendapat gangguan sementara organisasi sedang berfungsi

· Setiap komunikasi harus dipisahkan

Informasi adalah sah dalam proses komunikasi, karena informasi itulah yang menentukan tujuan yang hendak dicapai. Namun demikian informasi juga bisa menjadi faktor gagalnya komunikasi.

Beberapa informasi yang menimbulkan reaksi-reaksi negatif terhadap komunikasi adalah :

1. Informasi tidak tertangkap

2. Membuat kesalahan

3. Menunda atau menumpuk pekerjaan

4. Penyaringan

5. Hanya menangkap garis besarnya saja

6. Melemparkan tugas pada orang lain

7. Menghindari informasi

Keberhasilan komunikasi juga sangat ditentukan oleh dukungan, empati, keterbukaan, sikap positif dan kebersamaan antara komunikator dan komunikan.

Sementara itu komunikasi adalah sumber hidup perusahaan dan sarana untuk mencapai serta mewujudkan sesuatu yang dikehendaki. Komunikasi cenderung lebih kepada suatu teknik daripada sikap.

Pesan mengalirkan maksud, perencanaan, motif maupun nilai-nilai dari satu individu kepada individu lain, dari kelompok manusia yang satu ke kelompok manusia yang lain.

Bagi dunia bisnis, pesan merupakan simbolisme dari suatu produk, tujuan-tujuan maupun pola-pola interaksi bisnis. Komunikasi didefinisikan sebagai proses pengiriman dan penerimaan pesan-pesan. Istilah pesan verbal adalah alat pengiriman pesan melalui tulisan ataupun bahasa lisan. Banyak cara komunikasi lisan yang dipergunakan dalam dunia bisnis. Tentu saja anda akan dipusingkan dengan cara-cara yang lainnya termasuk didalamnya rapat-rapat, obrolan setelah makan siang, penjualan produk atau pelayanan, bimbingan karyawan dan menghitung tugas-tugas lain dalam komunikasi lisan yang menjadi bagian dalam pengalaman kerja.

Komunikasi lisan sangat berbeda dengan komunikasi tulisan, dimana anda mendapat banyak cara untuk memperoleh pesan dari orang lain. Menulis dalam bentuk lain yang sangat disukai pada komunikasi verbal, tetapi anda tidak memiliki kebebasan dibanding saat berbicara. Ketika menulis anda harus menyampaikan pesan secara jelas dan singkat. Membentuk keahlian menulis membutuhkan banyak waktu dan kreativitas daripada berbicara.

Komunikasi tertulis ialah bisnis yang sangat penting sekali, sebab itu adalah sumber utama dokumen. Jika orang hanya memakai pesan lisan semata, ini akan menyulitkan untuk mengingat-ingat apa yang telah diucapkan diawal, oleh karena itu perusahaan lebih menyukai pemakaian tulisan. Lebih dari 65% komunikasi antar manusia adalah nonverbal. Komunikasi nonverbal adalah komunikasi yang melebihi sekedar tulisan atau komunikasi lisan. Ketika orang memikirkan komunikasi non verbal yang terpikirkan adalah gerakan tubuh dan pesan-pesan ketika bertatap muka dengan orang lain.